Ofiste Arşiv Kavramı

Arşiv (belgelik), çeşitli kaynaklarda farklı şekillerde tanımlanmaktadır. Arşiv kavramı tanımlarından bazıları şunlardır;

- Bir topluluğun, bir ailenin ya da bir kimsenin tarihine ilişkin belgeler bütünü.

- Sürekli olarak kullanılmayan ancak olası başvuruları karşılamak için düzenlenip saklanan belgeler bütünü.

- Üretilen ve sınıflandırılan belgeler bütünü.

- Özel ya da resmi arşivlerin saklandığı yer; onları denetimde tutan hizmet birimi.

Yapılan tanımlarda da görüldüğü gibi arşiv kavramı kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan (toplanan, biriken) ve bir amaçla saklanan belgeleri, söz konusu belgelerle ilgilenen kurumları ve bu belgelerin korunduğu yerleri içermektedir.

Arşivleme ise, gelecekte tekrar kullanılması düşünülen ya da yasal saklama süreleri doluncaya kadar saklanması zorunlu olan belgelerin korunmasını sağlayan ve bu süre içinde kendilerinden yararlanılma olanağı sunan çalışmalardır. Arşivleme, titizlik gerektiren önemli bir hizmettir.

Bir kurum ya da belli bir kişinin çalışmaları sonucunda oluşan belgelerin tümüne arşiv fonu denmektedir.

 Arşiv malzemesi, herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, saptamaya yarayan her türlü yazılı belge, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, vb. belgelerdir. Bunların yanı sıra eski belgeler, fermanlar, beratlar, kil tabletler, papirüsler, parşömenler, el yazması kitaplar, yazıtlar vb. çeşitli nitelikte belgeler de arşiv malzemesi olabilirler.

Yazının icadıyla birlikte toplum yaşamı için gerekli belgelerin saklanmaya başlaması, devlet arşivlerinin, ticari arşivlerin ve aile arşivlerinin kurulmasını gerektirmiştir. Günümüzde çağdaş ülkeler arşiv konusuna özel önem ve değer vermekte, geçmiş ile yaşanan çağ arasında bağlantı kuran arşivlerin “devletin en büyük hazinesi ve yönetimin belleği” olduğuna inanmaktadırlar. Konunun ülkemiz için de özel önem taşıdığına kuşku yoktur.

Arşivleme, bütün ülkelerin büyük önem verdikleri bir hizmettir. Çünkü arşivler kişilerin, devletin ve ulusların haklarını belgeler ve korur. Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve saptamaya yarar. Ayrıca ait olduğu çağın ahlâk, görenek ve gelenekleriyle çeşitli sosyal normlarını, değerlerini, kurumlarını ve ilişkilerini gösterir.

Arşivin tarihi eski Mısır, Mezopotamya, Hititler ve eski Yunanlılara kadar gitmektedir. O çağlarda yapılan resmi yazışmalar, anlaşmalar, kanunlar vb. leriyle ilgili belgelerin saklandığı arşivler bulunmaktadır.Türkiye, arşivlerin sayısı bakımından olduğu kadar, nitelikleri bakımından da dünyada sayılı ülkelerden biridir. Ülkemizde Osmanlı İmparatorluğu’nun dağılmasıyla ortaya çıkan devletlerin merkez ve taşra örgütlerine ait çok sayıda belge bulunmaktadır. Bu belgeler, bugün ayrı devletler kurmuş olan Orta ve Yakın Doğu, Balkan, Kuzey Afrika ve Arap ülkelerinin kültürel, ekonomik ve siyasi tarihlerinin aydınlatılmasında büyük önem taşırlar.

Ülkemizin devlet bürokrasisi içinde Osmanlı İmparatorluğu’nun ilk dönemlerinden beri arşiv düşüncesi var olmuştur. Ancak çağdaş anlamda arşivcilik, 1846 yılında Hazine-i Evrak’ın kuruluşuyla başlamaktadır. Daha çok devletin idari işlemlerine ilişkin belgelerin bürokratik amaçlarla korunması için kurulmuş olan Hazine-i Evrak, daha sonra Hazine-i Evrak Müdürlüğü adını alarak Osmanlı İmparatorluğu’nun sonuna kadar varlığını sürdürmüştür. Cumhuriyetin kuruluşundan sonra Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği adıyla kurulan daire 1943 yılında Başbakanlığa bağlı Arşiv Umum Müdürlüğü’ne, 1984 yılında da Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne dönüştürülmüştür.

Ülkemizde; Osmanlı Arşivleri (İstanbul), Cumhuriyet Dönemi Arşivleri (Ankara), Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi (İstanbul), Deniz Müzesi Arşivi (İstanbul), İstanbul Belediyesi Arşivi, Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü Arşivi, Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivi, Genel Kurmay Askeri Tarih ve Stratejik Etüt Başkanlığı Arşivi, Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivi gibi tarihsel öneme sahip çok değerli arşivler bulunmaktadır. Bunların yanı sıra Sosyal Sigortalar Kurumu, Emekli Sandığı, Vergi Daireleri ve Mahkemeleri gibi resmi dairelerin tümünün arşivleri vardır. Arşiv malzemesi niteliğinde olup da kamu kurum ve kuruluşlarının dışında kalan gerçek ve tüzel kişilerin elinde, benzeri belgelerin oluşturduğu özel arşivler de bulunmaktadır.

3473 Sayılı Kanun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesiyle arşivlik malzemeyi her türlü zararlı etki ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre sınıflandırıp saklamak, Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde belirtilen bekletme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmek ve korunmasına gerek kalmayan belgeleri yok etmekle yükümlüdürler. Bu yükümlülüğü taşıyanlar genel ve katma bütçeli dairelerle yerel yönetimler, üniversiteler, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşebbüsleridir. Bunların yanı sıra Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi, Genel Kurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilâtı da saklama, ayıklama ve imha işlemlerini kendi mevzuatlarına göre yaparlar.

Arşiv malzemesi kesinlikle kişisel mülkiyete geçirilemez; bu amaçla bir başkasına devredilemez, üzerinde değişiklik yapılamaz, yok edilemez ve yurt dışına çıkarılamaz. Özel arşivler ya da arşiv malzemesi niteliğindeki belgeler de, toplu ya da ayrı parçalar halinde yurt dışına çıkarılamaz. Bu nitelikteki belgelerin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün yetki ve sorumluluğuna geçmiş ya da henüz geçişi tamamlanmamış arşiv malzemelerinin aslı hiçbir şekilde, arşivlerden ya da bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Bu tür arşiv malzemelerinin mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililer tarafından yerinde incelenmesi de mümkündür.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün ya da mükelleflerin ellerindeki araştırmaya açık arşiv malzemelerinden yerli veya yabancı, gerçek ya da tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilme usul ve esasları, Bakanlar Kurulunca saptanır.