Ofiste arşivleme, dosyalama sürecinin son aşaması olarak ele alınmaktadır. Arşivler, ofislerdeki kayıt ve yazı işlerine bağlı olarak oluşan belgelerin dosyalanma gereksiniminin bir sonucu olarak ortaya çıkar. Çünkü ofislerde yığılan belgelerin bir kısmını zaman zaman arşive kaldırmak ve saklanmasına gerek duyulmayan kısmını ise, yok etmek gerekir. Eğer böyle bir uygulamaya gidilmezse, gün be gün artan ve yığınlaşan belgeleri ve kalınlaşan dosyaları, sınırlı ofis ortamlarında düzenli bir şekilde yerleştirmek ve onları buralarda korumak güçleşir. Eğer arşivler olmazsa ve arşivleme yapılmazsa, çalışma koşulları güçleşir ve karışıklıklar doğar.
Ülkeler ve kuruluşlar için bu denli öneme sahip arşivleme hizmeti belirli kurallara ve bilimsel esaslara dayalı olarak yürütülmelidir. Devlete ait kurum ve kuruluşların arşivleme hizmetleri ilgili kanun, tüzük ve yönetmeliklere göre yerine getirilir. Bazı kuruluşlar da kendi yönetmeliklerine uygun hareket ederler. Örneğin, bir üniversite arşiviyle bir bankanın arşivi birbirinden farklıdır. Çünkü bu kuruluşlar yapı ve işlevleri açısından aynı değildirler. Bu nedenle her kuruluş arşivleme çalışmalarını kendi gereksinimlerini karşılayacak şekilde düzenlemeli ve yürütmelidir. Burada incelenen arşivleme süreci, genel hatlarıyla bir arşivleme hizmetinde bulunması gereken aşamaları içermektedir. Ayrıca incelenen bu aşamaların resmi kurum ve kuruluşlarla devlete ait olan arşivlere değil, ticari faaliyet gösteren işletmelere ait arşivler olduğu varsayılmaktadır.
Teknolojinin bu denli geliştiği günümüzde geleneksel dosyalamaya ve arşivlemeye neden gerek duyulmaktadır?
Geleneksel Arşivleme Süreci;
Arşivlemede ilk aşama, arşivlenecek belge ve dosyaların hazırlanmasıdır. Sonra hazırlanan dosyalar kutular içinde rafların ya da dolapların bulunduğu arşivlere yerleştirilerek korunurlar. Gerekli olduğu durumlarda arşiv malzemesinden kişilerin yararlanmaları sağlanır. Arşivlemede son aşama, süresi dolan, bir başka deyişle saklanmalarına gerek kalmayan belgelerin yok edilmesidir.
- Arşivlenecek belgelerin hazırlanması: Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin ya da belgelerin bulunduğu dosyalardan hangilerinin arşive alınacağına karar verilmelidir. Bu eleme işlemi eğer varsa, ilgili yönetmelik hükümlerine göre; yoksa kuruluş içinden konuyla ilgili kişilerden oluşan bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılır. Bunun yanı sıra çağdaş ofislerde kayıt yönetimiyle görevli bir kişi bulunur. Bu kişi, belge ve dosyaları sınıflandırmakta, saklama sürelerini saptamakta ve aktif dosyalardan arşive yapılacak aktarmaları denetlemektedir.
Arşivlenecek dosyalar ve içerikleri kontrol edilir. Yapılan kontrolde dosyaların içindeki belgelerin tam olup olmadığı araştırılır. Eğer ödünç alınıp iade edilmeyen belge ya da dosya varsa, ilgili yerden geri alınır. Dosyalar ve içerikleri hakkında bilgi veren fihristlerin düzenli olmasına dikkat edilir. Dosyada fazla kopyası olan belgelerin sadece aslı ya da aslı yoksa bir kopyası bırakılır, diğerleri yok edilir. Arşivlerde belgeler genel olarak dosyalar içinde saklanır. Bu saklama şekli, asıl olarak, içinde çeşitli bilgilerin yer aldığı belgelerin arşivleneceğini gözden kaçırmamalıdır. Bu nedenle öncelikle, belgelerin dosya içindeki düzeni önem kazanır. Bu bakımdan, bölümlere ve alt bölümlere ait belgeler tarih sırasıyla gruplandırılmalıdır. Gruplandırmada genellikle kuruluşun örgüt şemasındaki genel basamaksal yapısı dikkate alınır; önce ana bölümlere, daha sonra alt bölümlere ait belgeler gruplandırılır. Yıllara göre gruplandırılan belgeler, kendi içinde “gün, ay, yıl” itibariyle sıraya konur. Bu işlem küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır. Eğer üzerinde günü belirtilmeyen belgeler varsa, ait oldukları ayın en sonuna topluca konur. Belgeler, dosyalar içinde yukarıda anlattığımız düzen içinde yer alır.
- Dosyaların arşive konması: Ofislerde dosya içinde saklanan belgeler için, arşivlerde kutu ve klasörler kullanılır. Kontrol edilerek gruplandırılan dosyalar ve belgeler kutulara veya klasörlere yerleştirilerek saklanırlar. Transfer kutuları da denilen bu kutular kalın mukavva, tahta ya da çelikten yapılmış olabilir. Dosyaların genellikle kutulara konularak saklanmasının nedeni belgelerin yıpranmasını önlemek, dosyaların gruplar halinde ve düzenli durmasını sağlamaktır.
Arşiv malzemelerine istendiği anda kolayca ulaşabilmek amacıyla, kutuların üzerine gerekli bilgilerin kaydedileceği bir etiket yapıştırılır. Bu etiketler üzerine gerekli bilgilerin kaydedilmesi işlemine “kotlama” denmektedir. Kotlama yapılırken kutu numarası ve kutunun içinde bulunan dosya numaraları ya da kotları yazılır. Dosya numarası bölümünde kutuda bulunan dosyaların ilk ve son numaraları ve işlem tarihleri belirtilir. Eğer kutuda tek bir dosya bulunuyorsa, işlem gördüğü yıllar yazılabileceği gibi, kutu içindeki dosyayla ilgili kısa bilgi de verilebilir.
Kotlama işlemi bittikten sonra arşive konulan dosyaların tümünün listesi çıkarılır. Bu listenin bir örneği arşivden sorumlu memurda bulunur. Sorumlu memur, arşivdeki dosya giriş çıkışlarını izlemek üzere ayrıca bir “kayıt defteri” tutar.
- Arşiv malzemelerinden yararlanılması: Gereksinim duyulduğunda arşivlenen dosyalar arşivden istenebilir. İsteği yapan kişinin bir örneği arşiv malzemesi istek fişini doldurması gerekir. Arşiv sorumlusu bu fişleri kayıt defterine geçirir. Bu defterin yanı sıra arşiv hatırlatma kartının tutulması da yararlı olacaktır Tarih sırasına göre sıralanan bu kartlar, arşiv sorumlusunun arşivden çıkan malzemeleri izlemesini kolaylaştırır.
Arşiv malzemesi istek fişi üzerinde bu malzemeyi kimin, hangi tarihte aldığı, ne zaman iade edeceği, dosyanın konusu, numarası ve kotu ile arşiv numarası yer alır. Arşiv sorumlusu, iade edilmeyen malzemeyi, hatırlatma kartlarını kontrol ederek saptayabilir ve gerekirse ek süre verebilir.
Arşivden ödünç alınan arşiv malzemelerine gereken özen gösterilmelidir. Alan kişi belgeleri tahrip etmemeli, buruşturmamalı ve kaybetmemelidir. Ancak yine de bu tür durumlarla karşılaştığı takdirde arşiv sorumlusunun bir tutanak düzenleyerek durumu belgelemesi gerekir.
- Arşiv malzemesinin yok edilmesi: Üzerinde yapılacak işlemleri tamamlanmış dosyaların arşivde saklanmaları için gereken süre, konularına göre değişir.
Dosyalar saklama süreleri açısından;
1) Saklanmasına gerek olmayanlar,
2) Saklama süresi belirsiz olanlar,
3) Sürekli saklanması gerekenler ve
4) Yasal olarak saklama süreleri belli olanlar şeklinde dört grupta toplanabilirler.
Genellikle kayıtların gereksizlerini ayıklamak zaman aldığından, dikkatsizlik sonucu çok sayıda gereksiz kayıt alıkonabilir ve önemlileri atılabilir. Bundan dolayı bir saklama politikasına gereksinim vardır.
Saklama politikası belirlenirken aşağıdaki faktörler dikkate alınmalıdır:
- Yasalar bazı belgelerin saklanması konusunda belirli süreler öngörüyor ise, bu sürelere uyma zorunluluğu vardır. Örneğin, ticari defter ve belgeler T. Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl, Vergi Usul Kanunu’na göre 5 yıl süreyle saklanmak zorundadır.
- Belgelere başvurma sıklığı araştırılmalıdır. Bu araştırmada hangi tarihe kadar belgelere gereksinim duyulduğu saptanır. Gereksinim eğer bir yıldan geriye gitmiyorsa, belgeleri iki yıl saklamak yeterli olacaktır. Ancak bazı kayıtlara başvurulmasa bile bunları uzun yıllar saklamak gerekir. Örneğin, bir sigorta şirketi hayat sigortası yaptırmış bir kişinin kayıtlarını, o kişi hayatta olduğu sürece saklamak zorunda olduğu gibi, kişi öldükten sonra da, öngörülen yasal süre kadar bekletmek zorundadır.
- Arşiv için ayrılan alan genişse, belgeler ve dosyalar daha uzun süre için saklanabilirler. Yukarıdaki faktörlerin hepsinin, her belge için dikkate alınarak yapılacak bir saklama programına ve oluşturulacak kurallara uyulması sağlanmalıdır. Örneğin, önemsiz kayıtların tümü için bir yıl sonunda arşive kaldırılması ve beş yıl saklandıktan sonra yok edilmesi gibi genel bir kural konulabilir. Böyle bir kural daha çok arşiv için ayrılan alanın geniş olması durumunda uygulanabilir.
Saklama programı sonucunda işletmedeki tüm belgeler; “1 yıl”, “2 yıl”, “5 yıl”, “Sınırsız” (örneğin, Tapu ve Kadastroya ait belgeler) başlıkları altında listelenmelidir. Böyle bir uygulama, yok edilecek belgelerin, diğerlerinin içinden ayrılmasını kolaylaştırır, zaman kazandırır, yanlışlık yapılmasını önler. Yok edilmesine karar verilen belgeleri içeren bir liste hazırlanır. Üst yönetimin de onayladığı bu listenin, belgeler yok edildikten sonra da belirli süre saklanması gerekir.
Yok edilecek belgeler arasında, içinde başkalarının görmesinin sakıncalı olacağı belgeler, kâğıt imha makinesiyle okunamayacak şekilde küçük parçalara ayrılır. Daha sonra bu belgeler ve diğerleri çevreyi koruma amacıyla, tekrar kâğıt hammaddesine dönüştürülmek üzere kâğıt fabrikalarına gönderilir.
Neden bir saklama programı yapılması gerekir?
Arşiv Malzemelerinin Fiziksel Olarak Korunması
Arşiv malzemelerinin nerelerde, hangi koşullarda korunacağına, bir başka deyişle arşiv ortamının fiziksel koşullarına ve değişik arşiv malzemelerinin kendilerine özgü özelliklerine dikkat edilmesi çok önemlidir. Arşiv malzemelerinin korunmasında arşiv olarak seçilen yer ve yönetimin bu konudaki tutumu önem kazanır.
Arşiv malzemeleri saklanırken dikkat edilmesi gereken hususlar şu şekilde özetlenebilir:
- Dosyaların ve belgelerin korunduğu arşivin ısı ve nem derecesine dikkat edilmelidir. Arşivler genellikle bodrum katı gibi rutubetli, sel ve su baskını tehlikesine açık, havalandırılması güç olan ya da tavan arası gibi kuru ve sıcak yerlerde bulunur. Çünkü, başka amaçlarla kullanılmayacak bu yerlerin arşiv için yeterli olduğu düşünülür. Bu çok yanlıştır. Nemli hava kâğıtların küflenmesine, kuru hava ise, kırılgan olmalarına neden olur. Bu nedenle arşiv ısısının 15-20 derece olmasına, direkt güneş almamasına ve havadar olmasına dikkat edilmelidir.
- Arşivlerin yangına karşı korunmaları gerekir. Çünkü arşivlik malzemenin çoğu kâğıtlardan oluşmakta ve kâğıtlar da çok kolay alev alabilmektedir. Arşivlerde bilinçli ya da bilinçsiz olarak çıkabilecek yangınlara karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Yangına karşı en güvensiz dolap veya raflar tahtadan yapılanlardır. Çelik dolaplar ise, yangına karşı kısa bir süre dayanabilirler. Bu nedenle arşiv dolaplarının üzerinde “Yangında İlk Kurtarılacaklar” şeklinde uyarılara rastlarız ki, bu pek de geçerli bir önlem sayılmaz. Bu konuda yapılması gereken şeylerin başında arşiv personelinin yangın çıkmasını önleme ve yangın anında yapılacaklar konusunda eğitilmeleri gelir. Ayrıca yangına neden olabilecek teknik yetersizlikler giderilmeli, yangın alarm ve yangın söndürme sistemleri kurulmalıdır.
- Arşivlerin hırsızlık olaylarına karşı korunmaları gerekir. Çünkü belgeler değerli oldukları için arşivlenmektedirler. Bazı kötü niyetli kişilerin arşivden malzeme çalmaları ya da kopyalamaları önlenmelidir. Bu amaçla çok iyi bir kontrol sistemi kurulmalı, çok değerli belgeler çelik kasalarda saklanmalı ya da bazı belgelerin kopyaları ayrı bir yerde korunmalıdır.
- Arşivlerin tozdan korunmaları da çok önemlidir. Bu nedenle çelik ve kapaklı dolapların kullanılması yeğlenmelidir. Tozun getireceği sakıncaları önlemek için arşivin periyodik temizliği ve havalandırılması sağlanmalıdır.
- Haritalar, plan ve projeler gibi katlanmadan yatay olarak saklanması gereken arşiv malzemeleri için özel gözleri olan çelik dolaplar sağlanmalıdır. Fotoğraflar, resimler, ses bantları, plaklar, damgalar ve mühürler gibi arşiv malzemeleri için de onları çeşitli fiziksel etmenlerden koruyacak ahşap dolaplar, kutular, kasalar vb. leri kullanılmalıdır.
Dosyalama ve Arşivleme İçin Donanım Seçilmesi
Ofislerin diğer faaliyetlerinde olduğu gibi dosyalama ve arşivleme faaliyetleri yerine getirilirken de bir takım araç, gereç, makine vb. donanım kullanılır. Dosyalama ve arşivleme faaliyetlerinin verimliliği büyük ölçüde uygun donanım seçimine ve onların etken kullanımına bağlıdır.
Dosyalama temel olarak, yatay ve dikey dosyalama şeklinde yapılmaktadır. Yatay dosyalamada belgeler yatay bir şekilde üst üste konularak dosyalanır. Bu bakımdan dosyalar, klasörler, raflar ya da raflı ve çekmeceli dolaplar gerektirir. Arşivlemede, arşiv kutuları kullanılır. Dikey dosyalamada ise,dosyalar dikey olarak çekmecelere ya da mobil dosya havuzlarına yerleştirilir. Bu nedenle ofiste dikey dosyalama yapılıyorsa askılı dosyalar, dosya havuzları ya da kartek dolapları bulunmalıdır. Ayrıca yatay ve dikey dosyalama sistemlerinde dosyalama sürecinin çeşitli aşamalarında belgelerin gruplandırılması amacıyla masa üstü rafları, rehberler, kâğıt delme ve tel zımba makineleri, ciltleme makineleri ve kâğıt imha makineleri gibi yardımcı araç, gereç ve makineler kullanılır.
Kullanılan donanım yüksek kapasiteli, kaliteli ve yüksek maliyetli olabilir. Ancak bazı hususlar dikkate alınmaksızın yapılacak seçimler ve satın almalar her zaman sistemin etkenliğine bir şey katmayabilir; hatta zarar verebilir.
Donanım seçiminde dikkate alınması gereken hususlar şunlardır:
- Dosya miktarı ve artış oranı: Donanım seçiminde dosyalanacak belgelerin ve oluşturulacak dosyaların sayısı ve gelecekte bu miktarın ne olacağı tahmin edilmelidir. Örneğin, yeni kurulan bir işyerinde ilk aylarda fazla belge üretilmemiş olmasına rağmen, yapılan planlar doğrultusunda gerçekleştirilecek iş bağlantılarına bağlı olarak üretilecek belge sayısının artacağı düşünülebilir.
- Dosyalanacak belgelerin yapısı: Donanım seçiminde dosyalanacak belgelerin büyüklükleri, kalınlıkları, fiziksel ortamlardan etkilenme durumları ve gizlilik dereceleri vb. hususlar dikkate alınmalıdır. Örneğin, çok gizli ve kıymetli belgelerin arşivlenmesinde çelik kasaların satın alınması gerekir. Plan, proje ve paftaların genellikle rulo yapılarak saklanmaları yerine kendi ölçülerine uygun çekmecelerde düz bir şekilde saklanmaları yıpranmalarını önleyecektir.
- Dosyalama işleminin merkezde ya da bölümlerde yapılması: Merkezi dosyalama bölümlerinde kullanılacak donanım ile bölümlerde yapılacak dosyalamada kullanılan donanım farklı olacaktır. Örneğin, işletmelerin ofislerinde aktif belgelerin dosyalanmasında, taşınabilir dosya havuzları ya da üç-dört çekmeceli metal dolaplar uygun olurken; merkezi dosyalama bölümünde, az yer kaplayan fakat çok dosya konabilen tavana kadar raflı dolaplar tercih edilir.
- Belgelerin sınıflandırılma ihtiyacı: Belgelerin sınıflandırılma ihtiyacına göre seçilecek donanım farklı olacaktır. Örneğin, sıra numaralı sistemle sınıflandırılan belgelerin dosyalanması için dikey dosyalama sistemi; alfabetik sınıflandırma gerekiyorsa, yatay dosyalama sistemi uygun olacağı için buna göre donanım seçimi yapılmalıdır.
- İndeksleme, çapraz başvurma ya da şifreleme araçlarına duyulan ihtiyaç: Bu tür ihtiyaçlar için de gerekli donanım sağlanmalıdır. Örneğin, indeksleme için ayrı indeks kartları, çapraz başvurma için özel kartlar gerekir.
- Belgelere ve dosyalara başvurma sıklığı: Çok sık kullanılan belgelerin, el altında ya da çabuk erişilebilir yerlerde bulundurulması gerekir. Böyle bir zorunluluk varsa, örneğin, mobil dosya havuzlarının ve açık rafların alınması önerilebilir.
- Dosyalama ve arşivleme alanının büyüklüğü: Dosyalama amacıyla kullanılacak alan küçükse, bu alanı en akılcı biçimde kullanmayı sağlayacak donanım seçilmelidir. Örneğin, duvarlara asılan raflar ve tavana yakın yerlerde dolaplar yaptırmak gerekebilir. Tabii ki bu karar verilirken daha önce sıraladığımız hususlar da dikkate alınmalıdır. Büyük alanlarda yapılan dosyalama için donanım seçiminde ve yerleştirilmesinde daha esnek olmak mümkündür.
- Belgelerin ihtiyaç duyduğu korunma derecesi: Belgelerin toz, nem, su, ısı, ışık, manyetik etkiler, yangın, hırsızlık, kemirici hayvanlar vb. gibi güvenliklerini tehlikeye sokacak etkenlerden korunmaları çok önemlidir. Belgelerin bu tehlikelerden etkilenme derecelerine göre ayrılması ve onları koruyacak donanımların buna göre seçilmesi gerekir.
- Zaman ve emek tasarrufu sağlaması: Donanımların dosya ve belgelerin ilgili oldukları yerlere konması ya da onlara erişilmesi sırasında fazla zaman ve emek kaybına neden olmaması gerekir.
- Dosya ve belgelerin sıkıştırılma ihtiyacı: Küçük bir alanda çok sayıda belge dosyalanmak isteniyorsa, seçilecek donanım, bu dosya ve belgelerin sıkıştırabilmesine uygun olmalıdır.
- Belgelerin yok edilmesinde izlenen politika: Arşivleme sürecinin son aşaması, saklanmasına gerek olmayan belgelerin yok edilmesidir. Belgeler (kâğıt olanlar) yok edilmek amacıyla kâğıt fabrikalarına ya doğrudan, ya da küçük parçalar halinde kesilerek gönderilir. Gizli belgelerin doğrudan, gönderilmesi sakıncalı olduğu için ikinci yol tercih edilir. Bu aşamada makine satın alma ihtiyacı doğar. Makinelerin kabul edebilecekleri kâğıt sayıları, büyüklükleri ve ağırlıkları, kesme şekilleri, kesme enleri, otomatik çalışma ve durma özellikleri farklıdır. Ayrıca makinelerin büyüklükleri, ağırlıkları marka ve modellerine göre değişmektedir. Hangisinin uygun olacağı gereksinimler doğrultusunda belirlenir.
- Kullanacak personele uygunluğu: Kullanımı zor, zaman alan ya da uzmanlık isteyen donanım satın alınırken, bu donanımı kullanacak personelin özellikleri dikkate alınmalıdır.
-Ofise uygunluğu: Donanımda işlevsellik kadar, estetik özellikler ve bürodaki diğer donanıma uygunluğu da dikkate alınmalıdır. Örneğin, cam ve metal karışımı ofis eşyalarının bulunduğu bir ofise ahşap bir dosya dolabı uygun olmayabilir.
- Maliyeti: Aynı ihtiyacı karşılayacak farklı kalite ve fiyatta donanım bulmak mümkündür. Donanımın mümkün olduğu kadar maliyeti düşük olmalıdır. Ancak maliyetin düşük olması, her zaman ucuz olması anlamına gelmez; alınan donanımın, benzer ve eşit kalitede olanları içinde ucuz olanını ifade eder.
